Jedes private Schweizer Unternehmen - AG oder GmbH - ist gesetzlich verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine Generalversammlung abzuhalten. Für die meisten Gründer und Geschäftsführer ist es eine immer wiederkehrende Verpflichtung, die irgendwo zwischen Unternehmensritual und Verwaltungsaufwand liegt: die Agenda entwerfen, alle Aktionäre rechtzeitig benachrichtigen, Stimmen sammeln, Entscheidungen dokumentieren.
Handgemacht, ist es zeitaufwendig. Falsch gemacht, kann es Ihr Unternehmen einem rechtlichen Risiko aussetzen.
Dieser Artikel erklärt, was das Schweizer Recht eigentlich verlangt, wo Unternehmen am häufigsten auf Compliance-Probleme stossen und wie das Generalversammlungsmodul in Aktionariat 's Issuer Portal wickelt den gesamten Prozess ab - von der Planung bis zum Stimmenexport.
Was das Schweizer Recht für eine Generalversammlung verlangt
Die Regeln für die Generalversammlung (GV) in der Schweiz sind vor allem in der Schweizerisches Obligationenrecht (OR/CO), Artikel 699–706 für Aktiengesellschaften (AG) und Artikel 805–806 für Aktiengesellschaften (GmbH).
Wichtige verbindliche Anforderungen:
1. Jährlicher Zeitplan
Schweizer Unternehmen müssen ihre Generalversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres abhalten. Für Unternehmen mit einem 31. Dezember-Jahresende bedeutet dies, dass der GV spätestens bis zum 30. Juni stattfinden muss. Wenn die Aktionäre nicht rechtzeitig zusammenkommen, sind sie berechtigt, 10% oder mehr des Aktienkapitals zu halten, um einen Gerichtsbeschluss zu beantragen.
2. Kündigungsfrist von 20 Tagen
Die Aktionäre müssen mindestens 20 Tage vor dem Sitzungstermin eine Benachrichtigung der Generalversammlung erhalten, wobei die Tagesordnung und die vorgeschlagenen Beschlüsse klar umrissen sind. Diese Anforderung gilt unabhängig von der Unternehmensgrösse. Wenn Sie Einladungen verspätet senden, können Resolutionen, die in dieser Versammlung verabschiedet wurden, anfechtbar sein.
3. Tagesordnung und Entschliessungsanträge
Die Einladung muss eine vollständige Tagesordnung enthalten. Aktionäre können nicht aufgefordert werden, über Themen abzustimmen, die nicht im Voraus angekündigt wurden - mit begrenzten Ausnahmen für dringende Angelegenheiten.
4. Stimmrechte und Beschlussfähigkeit
Jeder Aktionär hat das Recht, teilzunehmen und zu wählen. Für die meisten Standardbeschlüsse ist eine einfache Mehrheit der in der Versammlung vertretenen Stimmen ausreichend. Bestimmte Entscheidungen - wie die Änderung der Satzung oder die Auflösung der Gesellschaft - erfordern eine qualifizierte Mehrheit (zwei Drittel der vertretenen Stimmen zuzüglich der absoluten Mehrheit des Nennwerts der Aktien).
5. Virtuelle und hybride GVs jetzt erlaubt
Seit dem 1. Januar 2023 erlaubt das schweizerische Recht praktisch nur Generalversammlungen, wenn dies nach der Satzung der Gesellschaft zulässig ist. Viele Unternehmen bevorzugen jetzt hybride Formate, die physische und Online-Beteiligung kombinieren, da sie Flexibilität und höheres Engagement bieten.
6. Kreisauflösung als Alternative
Da das neue Schweizer Gesellschaftsrecht in Kraft getreten ist, ist es auch möglich, eine Generalversammlung durch zirkulären Beschluss abzuhalten. Aktionäre können ihre Stimmen schriftlich oder elektronisch abgeben, ohne dass eine normale Generalversammlung erforderlich ist (persönlich, hybrid oder virtuell). In diesem Fall ist der Verwaltungsrat von der 20-tägigen Kündigungsfrist befreit.
Wo Unternehmen es falsch machen
In der Praxis tauchen immer wieder drei Fehler auf:
Späte Einladungen. Mit manuellen Prozessen - Exportieren der Aktionärsliste, Verfassen einer E-Mail, Versenden individuell - ist es leicht, das 20-Tage-Fenster zu verpassen. Eine verspätete E-Mail an einen Aktionär reicht aus, um einen Verfahrensfehler zu verursachen.
Unvollständige oder inkonsistente Aktionärsdaten. Wenn Sie Ihre Beteiligungsübersicht in einer Tabelle oder in mehreren Dokumenten führen, fehlen Ihnen möglicherweise aktuelle Kontaktdaten einzelner Aktionäre. Wen Sie nicht erreichen können, können Sie auch nicht benachrichtigen.
Kein dokumentiertes Abstimmungsprotokoll. Die Schweizer Corporate Governance verlangt, dass Beschlüsse dokumentiert werden. Wenn Sie Stimmen über E-Mail-Antworten oder informelle Vereinbarungen sammeln, wird es schnell schwierig, eine saubere Aufzeichnung für Ihr Protokoll - oder für ein Audit - zu erstellen.
Wie das Generalversammlungsmodul von Aktionariat funktioniert
Die Generalversammlung und Abstimmungsfunktion in Aktionariat Issuer Portal ist speziell gebaut, um alle oben genannten zu behandeln, ohne manuelle Koordination zu erfordern.
Hier ist, was die Ende-zu-Ende-Prozess sieht so aus:
1. Planen Sie die Veranstaltung
Navigieren zum Corporate Actions → Generalversammlung im Issuer Portal und erstellen Sie ein neues Ereignis. Sie definieren den Ereignisnamen, das Datum und die Uhrzeit, die Tagesordnungsbeschreibung und - falls zutreffend - einen physischen Standort oder einen virtuellen Besprechungslink. Sie können auch Dokumente wie den Jahresbericht oder Resolutionsentwürfe direkt an die Veranstaltung anhängen.
Die Veranstaltung wird als Entwurf gespeichert, bis Sie bereit sind zu veröffentlichen, so dass Sie Zeit haben, sie zu überprüfen, bevor etwas an die Aktionäre gesendet wird.
2. Abstimmungsfragen einrichten
Wenn Sie vor oder während der Versammlung Stimmen digital sammeln möchten, aktivieren Sie das Abstimmungsmodul. Legen Sie das Abstimmungsfenster fest (offene und geschlossene Daten), fügen Sie dann Tagesordnungspunkte als diskrete Ja / Nein / Fragen hinzu. Sie können so viele Fragen hinzufügen, wie Ihre Agenda erfordert.
Jeder Aktionär sieht die gleichen Fragen, und die Stimmen werden automatisch gesammelt und gezählt - keine E-Mail-Antworten zu analysieren, keine Tabellenkalkulation zu pflegen.
3. Veröffentlichung und Benachrichtigung
Sobald die Veranstaltung fertig ist, schalten Sie die Veranstaltung live auf Ihrem öffentlichen Investor Page um und klicken Sie auf Senden Sie Einladungen. Aktionariat benachrichtigt automatisch alle registrierten Aktionäre per E-Mail, mit einem Link, um die Veranstaltung anzusehen und ihre Stimmen abzugeben.
Hier kommt es auf die Integration mit Ihrem digitalen Aktionärsregister an: Da Aktionariat eine Live-Aufzeichnung aller Aktionäre und deren Kontaktinformationen führt, gibt es keinen manuellen Exportschritt und kein Risiko, einen Aktionär zu verpassen. Jeder registrierte Inhaber erhält die Einladung gleichzeitig.
Hinweis: Die 20-Tage-Kündigungspflicht nach Schweizer Recht gilt weiterhin. Aktionariat markiert dies in der Benutzeroberfläche - sobald Einladungen gesendet werden, können sie nicht mehr abgerufen werden, weshalb der Workflow den Entwurf, die Überprüfung, die Veröffentlichung und das Senden in verschiedene Schritte trennt.
4. Track Ergebnisse in Echtzeit
Die Abstimmungsergebnisse Die Registerkarte zeigt die Teilnahmequote, die Anzahl der berechtigten Wähler, die vertretenen Gesamtanteile und eine Live-Aufschlüsselung der Ja / Nein / Stimmen für jede Frage. Die Ergebnisse werden in Echtzeit aktualisiert, wenn die Aktionäre ihre Stimmen abgeben.
Wenn die Abstimmung abgeschlossen ist, können Sie die vollständige Abstimmungszusammenfassung als Dokument exportieren - geeignet für Ihre Besprechungsprotokolle, internen Aufzeichnungen oder Compliance-Dokumentation.
5. Ereignisstatus auf einen Blick
Die Issuer Portal verfolgt jede Generalversammlung durch eine klare Statussequenz:
| Status | Was es bedeutet |
|---|---|
| Entwurf | Gespeichert, aber für Aktionäre nicht sichtbar |
| Veröffentlicht | Live auf der Investor Page |
| Ausstehende Einladungen | Aktionäre per E-Mail benachrichtigt |
| Abstimmung: Geplant | Abstimmung konfiguriert, aber noch nicht offen |
| Abstimmung: Laufen | Aktive Abstimmungsperiode |
Warum das für Schweizer KMU wichtig ist
Die meisten Schweizer KMU sind nicht gross genug, um engagierte Rechts- oder Unternehmenssekretariate zu haben, die die Einhaltung der GV-Vorschriften verwalten. Die Verantwortung fällt typischerweise auf einen Gründer, einen CFO oder einen Assistenten - oft neben einer vollen Arbeitsbelastung anderer Prioritäten.
Die Folge ist, dass die Generalversammlung häufig als Checkbox-Übung behandelt wird: Die gleiche E-Mail-Vorlage wird Jahr für Jahr wiederverwendet, die Aktionärsliste wird von überall dort abgeholt, wo sie derzeit lebt, und die Stimmen werden informell gesammelt.
Das funktioniert - bis es nicht funktioniert. Ein Aktionärsstreit, eine Prüfung, eine Finanzierungsrunde mit Due Diligence oder ein Cap-Table-Fehler taucht auf, und plötzlich wird das Fehlen einer ordnungsgemässen GV-Dokumentation zu einem echten Problem.
Aktionariat macht es Unternehmen so einfach wie möglich, ihre Compliance-Pflichten zu erfüllen. Wenn Ihr Aktionärsregister, Cap Table und Unternehmensaktionen werden von einem System aus verwaltet, der Betrieb einer Generalversammlung in voller Übereinstimmung mit dem Schweizer Recht dauert Minuten, nicht Stunden - und produziert Dokumentation, auf die Sie sich verlassen können.
Für wen das Feature ist
Das Generalversammlungsmodul steht allen Aktionariat-Kunden zur Verfügung - auch denen des kostenlosen Pakets, das den Zugriff auf das Issuer Portal und das digitale Aktionärsregister beinhaltet.
Sie ist besonders relevant für:
- AG und GmbH Gesellschaften 5–500 Aktionäre wollen die manuelle GV-Koordination durch einen strukturierten, überprüfbaren Prozess ersetzen
- Unternehmen bereiten sich auf Wachstum vor wo die Aktionärszahlen steigen und manuelle Prozesse nicht mehr praktikabel sind
- Unternehmen mit tokenisierten Aktionären die geografisch verteilt sein können und am besten digital erreicht und engagiert werden
Angefangen haben
Wenn Sie bereits das Aktionariat Issuer Portal verwenden, ist das Modul General Assembly unter Corporate Actions in der Seitenleiste zugänglich. Vollständige Dokumentation ist verfügbar unter docs.aktionariat.com.
Wenn Sie noch nicht mit Aktionariat, die Kostenloses Paket enthält Issuer Portal-Zugang, das digitale Aktionärsregister und - mit ihm - die Generalversammlung und die Abstimmungsfunktion. Das Setup ist kostenlos.
Zusammenfassung: Schweizer Generalversammlung Compliance Checkliste
- GV innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres gehalten
- Alle Aktionäre benachrichtigten mindestens 20 Tage vor der Versammlung
- Vollständige Tagesordnung in der Einladung enthalten
- Virtuelle/hybride GV in der Satzung erlaubt (falls zutreffend)
- Abstimmungsergebnisse dokumentiert und für Minuten gespeichert
Aktionariats Issuer Portal verarbeitet die Schritte 2-4 automatisch. Der Rest ist schweizerisches Recht.
